Pasti pernah dong, suatu hari kamu berhalangan hadir di kelas karena sakit, ada urusan keluarga mendesak, atau keperluan lain yang nggak bisa ditinggal? Nah, di era digital ini, WhatsApp (WA) sering jadi pilihan praktis untuk ngasih kabar, termasuk izin nggak masuk kuliah.
Namun, mengirim pesan izin ke dosen atau pihak akademik nggak bisa asal-asalan, lho. Ada etikanya biar kamu tetap dianggap sopan, profesional, dan yang penting, izinmu tercatat dengan baik. Artikel ini akan ngebahas tuntas gimana caranya izin tidak masuk kuliah lewat WA yang benar, nggak cuma ke dosen mata kuliah, tapi juga ke bagian akademik atau tata usaha (TU) yang biasanya ngurusin presensi. Disimak nih artikel, biar kamunggak salah langkah dan absensimu aman.
Berikut adalah langkah-langkah dan hal penting yang perlu kamu perhatikan.
1. Pahami Pentingnya Memberi Kabar Secara Resmi
Meskipun hanya lewat WA, memberi kabar izin tidak masuk kuliah itu wajib hukumnya. Ini menunjukkan rasa tanggung jawab dan menghargai dosen serta pihak kampus. Jangan sampai kamu menghilang begitu saja tanpa kabar, karena bisa dianggap alpa dan tentunya merugikan dirimu sendiri, terutama terkait presensi. Mengabari itu simpel, tapi efeknya besar buat administrasimu. Jadi, jangan sepelekan, ya.
2. Ketahui Siapa Saja yang Harus Dihubungi
Nah, ini penting agar izin tercatat di sistem. Izin nggak cukup hanya ke dosen pengampu mata kuliah yang bersangkutan. Kamu juga perlu menginformasikan ketidakhadiranmu kepada pihak administrasi akademik atau tata usaha (TU) fakultas/prodi. Mereka inilah yang biasanya bertanggung jawab merekapitulasi absensi secara keseluruhan.
Jadi, pastikan kamu mengirim pesan ke dua pihak:
- Dosen Mata Kuliah. Tujuannya agar beliau tahu kamu tidak bisa mengikuti perkuliahan di hari itu.
- Staf Administrasi Akademik/Tata Usaha (TU). Tujuannya agar absensimu tercatat dengan keterangan yang sesuai (izin/sakit), bukan alpa. Pastikan kamu punya kontak keduanya. Kalau belum, segera cari tahu dari teman atau website resmi fakultas/prodi. Jangan sampai salah kirim kamar, eh, salah kirim pesan.
3. Perhatikan Waktu yang Tepat untuk Mengirim Pesan
Usahakan mengirim pesan izin sesegera mungkin setelah kamu tahu tidak bisa masuk kuliah. Idealnya, kirimlah pesan di pagi hari sebelum jam kuliah dimulai, atau paling tidak beberapa jam sebelumnya. Hindari mengirim pesan di tengah malam atau dini hari buta, kecuali dalam kondisi darurat yang benar-benar tidak terduga.
Memberi kabar lebih awal menunjukkan kamu well-prepared. Nggak enak kan, dosen atau TU baru tahu pas kuliah udah mulai?
4. Sebutkan Komponen Wajib dalam Pesan Izinmu
Agar pesan izinmu jelas dan informatif, pastikan mencantumkan beberapa komponen penting ini:
- Salam Pembuka: Awali dengan salam yang sopan (misalnya, “Selamat pagi, Bapak/Ibu”).
- Identitas Diri Lengkap: Sebutkan nama lengkap, Nomor Induk Mahasiswa (NIM), program studi/jurusan, dan angkatanmu. Ini krusial agar penerima pesan bisa langsung mengidentifikasimu.
- Tujuan Pesan yang Jelas: Sampaikan dengan lugas bahwa kamu ingin meminta izin tidak masuk kuliah.
- Mata Kuliah dan Jadwal (untuk dosen): Sebutkan nama mata kuliah, hari, dan jam perkuliahan yang tidak bisa kamu hadiri.
- Tanggal Ketidakhadiran: Cantumkan tanggal berapa kamu tidak bisa masuk.
- Alasan yang Jelas dan Singkat: Jelaskan alasan ketidakhadiranmu secara ringkas namun jelas (misalnya, sakit, ada urusan keluarga mendesak).
- Lampiran Bukti (jika ada): Sebutkan jika kamu melampirkan bukti pendukung (misalnya, surat dokter, foto kejadian, atau lainnya).
- Permohonan Maaf: Sampaikan permohonan maaf atas ketidakhadiranmu.
- Ucapan Terima Kasih dan Salam Penutup: Akhiri pesan dengan ucapan terima kasih dan salam penutup yang sopan. Lengkap begini, pesanmu jadi profesional dan mudah diproses. Nggak bikin bingung yang baca.
Baca juga: Izin Sakit ke Dosen Lewat WA
5. Gunakan Format Pesan WA yang Benar ke Dosen
Berikut adalah contoh format pesan WA yang bisa kamu kirimkan ke dosen mata kuliah:
Contoh Pesan ke Dosen
Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Lengkap Dosen beserta Gelar],
Perkenalkan, saya [Nama Lengkap Kamu] (NIM: [NIM Kamu]) dari Program Studi [Nama Prodi/Jurusan Kamu] angkatan [Tahun Angkatan].
Dengan hormat, saya ingin memohon izin tidak dapat mengikuti perkuliahan mata kuliah [Nama Mata Kuliah] yang Bapak/Ibu ampu pada hari ini, [Nama Hari], [Tanggal Bulan Tahun], pukul [Jam Mulai Kuliah] – [Jam Selesai Kuliah], dikarenakan [Sebutkan Alasan dengan Jelas, misal: sakit dan sedang dalam masa pemulihan / ada keperluan keluarga yang mendesak].
Sebagai bukti, saya akan melampirkan surat keterangan dokter (jika ada dan akan dikirim menyusul atau bersamaan). Saya akan berusaha mengejar ketertinggalan materi perkuliahan sesegera mungkin.
Mohon maaf atas ketidakhadiran saya. Atas perhatian dan izin yang Bapak/Ibu berikan, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Lengkap Kamu]
Pastikan nama dosen dan mata kuliahnya benar, ya. Jangan sampai typo.
6. Kirim Juga Pesan ke Staf Akademik atau Tata Usaha
Seperti yang sudah disinggung di poin nomor 2, jangan lupa mengabari pihak akademik atau TU. Formatnya mirip, tapi fokusnya lebih ke pencatatan absensi secara umum.
Contoh Pesan ke Staf Akademik/Tata Usaha (TU)
Selamat pagi, Bapak/Ibu Staf Akademik Program Studi [Nama Prodi/Jurusan Kamu],
Perkenalkan, saya [Nama Lengkap Kamu] (NIM: [NIM Kamu]) dari Program Studi [Nama Prodi/Jurusan Kamu] angkatan [Tahun Angkatan].
Dengan ini, saya memberitahukan bahwa pada hari ini, [Nama Hari], [Tanggal Bulan Tahun], saya tidak dapat mengikuti kegiatan perkuliahan dikarenakan [Sebutkan Alasan dengan Jelas, misal: sakit / ada urusan keluarga].
Mohon sekiranya dapat dicatat sebagai izin/sakit pada absensi saya. Sebagai bukti pendukung, saya melampirkan [sebutkan bukti jika ada, misal: foto surat keterangan dokter].
Atas perhatian dan bantuannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Lengkap Kamu]
Dengan begini, absensimu di sistem juga aman terkendali. Jadi nggak was-was lagi.
7. Sertakan Bukti Pendukung Jika Memang Ada dan Diperlukan
Jika alasanmu sakit, biasanya diperlukan surat keterangan dokter. Untuk urusan keluarga mendesak, mungkin ada surat atau bukti lain yang relevan. Jika memungkinkan, lampirkan bukti tersebut bersamaan dengan pesan izinmu atau informasikan bahwa bukti akan segera disusulkan. Ini akan memperkuat alasanmu dan menunjukkan keseriusanmu. Bukti itu penting biar nggak dikira akal-akalan doang.
8. Hindari Hal-Hal Ini Saat Mengirim Pesan Izin
Ada beberapa hal yang sebaiknya kamu hindari agar tetap terlihat profesional.
- Menggunakan bahasa gaul, singkatan yang tidak umum, atau emoji berlebihan. Tetap formal dan sopan.
- Mengirim pesan tanpa identitas yang jelas. Dosen dan staf akademik bukan peramal yang tahu siapa kamu.
- Mengirim pesan terlalu panjang dan bertele-tele. Sampaikan inti dengan jelas dan singkat.
- Menuntut untuk langsung dibalas atau diizinkan. Berikan waktu bagi mereka untuk membaca dan merespons.
- Berbohong mengenai alasan izin. Kejujuran itu nomor satu.
- Mengirim pesan di waktu yang sangat tidak tepat (tengah malam, kecuali darurat). Ingat, kesan pertama itu penting, bahkan lewat chat WA sekalipun.
9. Lakukan Tindak Lanjut Setelah Mengirim Pesan
Setelah mengirim pesan, tunggulah respons dengan sabar. Jika dalam waktu yang wajar belum ada balasan dan kamu khawatir pesanmu tidak terbaca (misalnya mendekati jam kuliah), kamu boleh mengirim pesan pengingat yang sopan.
Setelah kembali masuk kuliah, jika diperlukan (misalnya dosen memintanya atau ada formulir izin fisik), serahkan bukti fisik seperti surat dokter. Tanyakan juga kepada teman sekelas mengenai materi atau tugas yang mungkin terlewat selama kamu absen. Tetap bertanggung jawab itu keren.
Nah, itu dia panduan lengkap cara izin tidak masuk kuliah melalui WhatsApp ke dosen dan staf akademik. Kelihatannya memang ada beberapa langkah, tapi semua ini demi kelancaran administrasimu dan menjaga etika sebagai mahasiswa.
Dengan komunikasi yang baik dan benar, urusan izinmu pasti beres dan kamu bisa fokus pada alasan ketidakhadiranmu tanpa perlu khawatir soal absensi. Semoga panduan ini bermanfaat buat kamu, ya.
